ENTRADA 2 PRODUCTO DE WORD:¿Que es? y ¿Como se realiza una consulta en Excel? ¿Que es? y ¿Como se recrea una ordenación en una tabla de excel?

 

¿Que es? y ¿como se realiza una consulta en Excel?

 Definir la consulta 

Utilizar el Asistente para consultas en la mayoría de las consultas El Asistente para consultas, que forma parte de Microsoft Query, está diseñado para los usuarios que no están familiarizados con la creación de consultas. El asistente facilita la selección y la recuperación de los datos de las diferentes tablas y campos de la base de datos. Una vez seleccionados los datos, puede utilizar también el asistente para filtrar y ordenar los resultados de la consulta. Puede utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta completa o para comenzar una consulta a la que efectúe cambios adicionales directamente en Query.

Trabajar directamente en Query con otros tipos de consultas Si está familiarizado con la creación de consultas o si desea crear una consulta más compleja, puede trabajar directamente en Query. Puede utilizar Query para ver y cambiar las consultas que haya comenzado a crear en el Asistente para consultas, o puede crear consultas nuevas sin utilizar el asistente.

Utilice Query directamente cuando desee crear consultas que hagan lo siguiente:

  • Seleccionar datos específicos de un campo En una base de datos grande, puede elegir algunos de los datos de un campo y omitir los datos no necesarios. Por ejemplo, si necesita los datos de dos de los productos de un campo que contiene información de muchos productos, puede utilizar criterios para seleccionar los datos únicamente de los dos productos que desea. Obtenga información acerca del uso de criterios.
  • Recuperar datos basados en criterios diferentes cada vez que se ejecute la consulta Si tiene que crear el mismo informe o resumen de Excel para varias áreas de los mismos datos externos, como un informe de ventas por separado de cada región, puede crear un tipo de consulta denominado consulta de parámetros. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, se piden los datos que se van a utilizar como criterio cuando la consulta seleccione los registros. Por ejemplo, una consulta de parámetros puede solicitar que escriba una región concreta y esta consulta se puede volver a utilizar para crear cada uno de los informes de ventas regionales. Obtenga información acerca de consultas de parámetros.
  • Combinar datos de diferentes maneras Puede utilizar Query para combinar o unir los datos de tablas diferentes en la base de datos. Por ejemplo, si tiene una tabla con información acerca de ventas de productos y una tabla con información de clientes, puede unir estas tablas de modo que se muestre qué clientes no han hecho compras recientemente. Obtenga información sobre cómo unir tablas.
 
Con  Macros programadas con visual basic directamente en el entorno de desarrollo de Excel, si presionas ALT+F11 se abre ese entorno, desde allí puedes recuperar el valor de la “sheet” donde esta el código que introducen y luego con un ciclo
“for next” ir leyendo renglón a renglón los datos de otra “sheet” e irlos colocando como valores en una hoja de destino… si quiere ejemplos puedes buscar en google por “macro leer hoja excel”

como este:
http://foros.emagister.com/tema-necs…0-563040-1.htm

Consultas Básicas

Las consultas básicas se pueden configurar en aquellos reportes que tengan el botón que dice Hoja.

Para configurar una consulta básica

¥                  Vaya al reporte cuya consulta desea configurar

¥                  Aparece la ventana para imprimir el reporte

¥                  En nuestro ejemplo nos iremos a Inventario|Reporte de artículos|Lista de precios

¥                  Haga clic en el botón que dice Hoja

¥                  Aparece la ventana de abajo

¥                  Asegúrese de tener visible la barra de Diseño de consultas

¥                  Si no está visible la barra de Diseño de consultas, en el menú vaya a Utilerías|Barras de herramientas|Diseño de consultas

¥                  Al momento de abrirse la ventana de consulta, automáticamente se abre la barra de formato de

 Barra de herramientas Diseño de consultas

Esta barra nos permite modificar la expresión de una columna, insertar y eliminar columnas, modificar la máscara de una expresión y cambiarle el título a las columnas.

Para modificar la expresión de una columna

♥  Colóquese sobre la columna cuya expresión desea modificar

♥ Haga clic en el botón de la barra de Diseño de Consultas

♥ En nuestro ejemplo, seleccionaremos la columna de Precio1

ª                  Aparece la ventana de abajo

ª                  En esta ventana aparece la expresión de la columna

ª                  En la columna de Precio1 aparece el precio del artículo, y su expresión es la siguiente: Arts.PRECIO1, en donde Arts es la base de datos y Precio1 es el campo

ª                 Se recomienda que no cambie la expresión de las columnas, a menos que conozca bien las tablas que forman el sistema

Para insertar una columna

  • Haga clic en el botón de la barra de herramientas para el Diseño de consultas
  • Se presenta la ventana de abajo
  • En la ventana de agregar columna aparecen las bases de datos disponibles para esa consulta
  • En la parte de arriba aparece una lista en donde usted puede seleccionar las tablas disponibles para esa consulta
  • En la parte de abajo aparecen los campos de la tabla seleccionada
  • Seleccione la tabla
  • Seleccione el campo
  • Haga clic en insertar

 

Para eliminar una columna

  • Colóquese sobre la columna que desea eliminar
  • Haga clic en el botón de la barra de Diseño de consultas
  • Confirme que desea eliminar la columna, haga clic en SI

 Para modificar la máscara de una columna

  • Generalmente los campos numéricos son los que tienen máscara
  • Colóquese sobre la columna cuya máscara desea modificar
  • En la cuarta opción de la barra de Diseño de Consultas aparece la máscara de la columna es :
  • En nuestro ejemplo nos colocaremos sobre la columna de Precio1
  • La máscara de esta columna es
  • Cada nueve representa la posición de un número de la expresión de la columna
  • Las comas representa el lugar en donde deben ir separados los números por comas
  • El punto indica que ahí comienzan los números decimales, si es que la expresión tiene números decimales
  • Los dos nueves que están después del punto representan dos posiciones para números decimales, lo que quiere decir que si el número tiene decimales solo se podrán ver dos

 

 Para cambiar el título a una columna

¥                  Colóquese sobre la columna cuyo título desea modificar

¥                  En la quinta opción de la barra de Diseño de Consultas aparece el título de la columna:

¥                  Borre el título que actualmente tiene la columna

¥                  Escriba el nuevo título

Para mover una columna de posición

¥                  Identifique la columna que desea cambiar de posición

¥                  Haga clic en el título de la columna, notará que el cursor cambia de forma

¥                  Sin dejar de presionar el botón del mouse, arrastre la columna hasta la posición en donde desea colocarla

¥                  Suelte el botón del mouse

Para cambiar al ancho de una columna

ª                  Identifique la columna que desea cambiar 

ª                  Colóquese sobre el título de la columna, notará que el cursor del mouse cambia de forma

ª                  Arrastre el cursor hacia la derecha si desea aumentar el ancho de la columna

ª                  Arrastre el cursor hacia la izquierda si desea disminuir el ancho de la columna

Es muy importante mencionar que todos los cambios que se hagan en la ventana quedarán grabados, y la próxima vez que entre al sistema la apariencia de la ventana de configuración de consultas seguirá tal y como la dejó.

Barra de Formato

Esta barra le permite guardar la consulta en formato de Excel, imprimir la consulta, mandarla a Excel, modificar el formato de la letra de la columna, cambiar la alineación de los datos de las columnas, formatear con comas un valor numérico, y cambiar de color la letra y fondo de la columna.

Guardar una consulta

¥                  Esta opción le permite guardar la consulta en un archivo de Excel

¥                  El botón  de la barra de Formato nos sirve para guardar la consulta.

¥                  Para poder guardar una consulta es necesario contar con una versión de Office 97 en adelante

Imprimir una consulta

ª                  Esta opción le permite imprimir la consulta con un formato de Excel

¥                  Para poder imprimir una consulta es necesario contar con una versión de Office 97 en adelante

¥                  El botón   de la barra de Formato imprime la consulta

¥                  El proceso para imprimir la consulta consiste en enviar la información a Excel y posteriormente la manda imprimir

¥                  Es lo mismo que si abriéramos la consulta en Excel y ahí la enviáramos a imprimir

Mandar a Excel

  • Esta opción le permite enviar la consulta a un archivo en Excel
  • Para poder mandar una consulta a Excel es necesario contar con una versión de Office 97 en adelante
  • El botón de la barra de Formato envía la consulta a Excel
  • Al hacer clic sobre este botón, la consulta es enviada a Excel, en donde se abre un archivo y aparece la consulta
  • Si lo desea, puede imprimir la consulta desde Excel, que es lo mismo si la imprimiera a través del segundo botón de la barra de Formato

 Modificar la fuente de la columna

  • El botón de la barra de Formato le permite cambiar el tipo de letra de la columna, solo haga clic en ese botón y aparece una ventana en la cual podrá cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra
  • El botón de la barra de Formato le permite poner en negritas la letra de la columna
  • El botón de la barra de Formato le permite poner en cursiva la letra de la columna

 

 

Para cambiar la alineación de los datos de las columnas

  • El botón de la barra de Formato le permite alinear los datos hacia la izquierda de la columna
  • El botón de la barra de Formato le permite alinear los datos hacia el centro de la columna
  • El botón de la barra de Formato le permite alinear los datos hacia la derecha de la columna

 

Para formatear con comas un valor numérico

  • Este botón solo se activa si la expresión de la columna es un valor numérico
  • Para formatear un valor numérico, haga clic en el botón de la barra de Formato
  • Una columna se va a poder formatear con este botón siempre y cuando no tenga máscara
  • La función de este botón es separar con comas la expresión de números, y si tiene decimales, los coloca después del punto. En realidad, lo que hace es ponerle una máscara al valor numérico de la columna

 

 Para cambiar el color a la letra y fondo de la columna

  • Los últimos dos botones de la barra de Formato sirven para cambiar de color a la letra y fondo de la columna respectivamente
  • El botón sirve para cambiar de color a la letra, solo haga clic en el botón y aparecerá la paleta de colores, seleccione el color de la letra y presione OK
  • El botón sirve para cambiarle el color a la columna, haga clic en el botón y aparecerá la paleta de colores, seleccione el color de fondo de la columna y haga clic en OK

 

Consultas avanzadas

Este tipo de consultas se realizan mediante el uso de comandos en SQL avanzado, y se pueden realizar en la pantalla de configuración de reportes.

Cabe señalar que en este tipo de consultas no se pueden insertar columna, pues los resultados de estas consultas se originan por medio del comando de SQL.

Para poder realizar una consulta mediante SQL avanzado es necesario tener conocimientos sobre el tema, y solamente los profesionistas en la carrera de Computación tienen tales conocimientos, así que le recomendamos que no modifique ninguno de los comandos.

Si revisa el reporte de Comisiones de Vendedor, podrá ver que al final de la pantalla de Configuración de Reportes aparece un cuadro en donde están escritos los comandos de SQL para la realización de esa consulta.

Si necesita una consulta que no este incluida en el sistema, le pedimos que por favor nos contacte y nos envíe el formato que requiere para su consulta, y posteriormente nosotros le enviaremos el reporte.

Para ver ejemplos de una consulta hecha en SQL avanzado

  • En el menú vaya a Ventas|Reportes de Ventas|Configurar reportes de documentos de ventas
  • Aparece la ventana en donde están todos los reportes de documentos de ventas
  • Haga clic en el botón que esta al lado derecho de la lista de reportes
  • Aparece la ventana de configuración de reportes
  • Como podrá observar, al final de la ventana aparece un cuadro en donde están los comandos de SQL para realizar las consultas de esos reportes
  • No modifique nada en esa ventana

¿Que es? y ¿como se recrea una ordenación en una tabla de Excel?

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

 Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar… y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar… nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones…, este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación

………………………………………….

 Tabla Origen y Tres Ejercicios de Ordenamiento

Tabla Interprete

Tabla Canción

Consulta 1

Consulta 2

Consulta 3

 

 

 

 
 
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