Introduccion a Access 2007

 

PRIMER PRODUCTO:COMIC

PRESENTACION;Comic

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TERCER PRODUCTO

1-♥¿Que es una Base de Datos?

 

 2-♥¿Qué es  Campo y Registro?

 

3-♥¿Nombra los tipos de Campos que maneja Access? ♥

 

 4-♥¿Explica las Propiedades de los siguientes tipos de Campos, Numerico, Caracter y Memo?

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  1. 1.Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

    2.Campo
    En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.

    Tipos de Campo
    Un campo puede ser:

    Campo genérico
    Aquel campo que posee un dato único para una repetición de entidad. Puede servir para la búsqueda de una entidad en específico.

    Alfanumericos: Contiene cifras y letras. Presentan una longitud limitada (225 caracteres).

    Numericos: Existen de varios tipos principalmente como enteros y reales.

    Booleanos: Admite dos valores, “Verdadero” y “Falso” (True-False). des pue de esto se puede morir el yiga y puede tener un virus

    REGISTRO
    En informática, y concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

    Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

    La estructura implícita de un registro y el significado de los valores de sus campos exige que dicho registro sea entendido como una sucesión de datos, uno en cada columna de la tabla. La fila se interpreta entonces como una variable relacional compuesta por un conjunto de tuplas, cada una de las cuales consta de dos ítems: el nombre de la columna relevante y el valor que esta fila provee para dicha columna.

    Cada columna espera un valor de un tipo concreto.

    3.Elementos de una Base de Datos Access
    Una Base de Datos de Access se compone fundamentalmente de una colección de los siguientes objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

    La parte principal de las bases de datos son las tablas, las que contienen los datos que se utilizan para generar las consultas. A su vez, de las consultas y/o las tablas se crean los formularios y los informes. En cuanto a las macros y módulos, sirven de apoyo para realizar funciones más especializadas.

    _ Tablas

    Una tabla es un conjunto de información acerca de un objeto, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo de Excel, donde las columnas son campos y las filas son registros. Toda la información de la tabla debe describir el tema para el que fue creada. En las filas es donde se almacena información referida a una misma entidad particular por eso una fila representa a un registro en concreto, mientras que las columnas o atributos de una tabla definen las características o propiedades que representan.

    Por ejemplo una tabla que contenga la información de todos los productos que vende una compañía, debe estar definida por un conjunto de campos, que representen todas las características del producto que sean relevantes para la misma.

    En una tabla, un campo es una clase de información respecto a un objeto o , mientras que un registro es un conjunto de información acerca de un objeto o evento en concreto que representa la tabla. Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el mismo tipo de nformación.

    Cada registro debe ser único en la tabla correspondiente, para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal.

    La definición de las tablas es el eje sobre el cuál giran los demás elementos de Access. A una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en si y los demás elementos son los programas que los manipulan.

    _ Consultas

    Una consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre sí). Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas dinámica” Operación Microsoft Access 97

    A partir de la información extraída de las tablas de la base de datos.

    En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratase de tablas, pero ello no implica que la información radique en las consultas, ya que el único elemento que contiene realmente la información del sistema son las tablas.

    En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sólo los que cumplan con el criterio especificado.

    Las consultas, junto con las tablas, constituyen la base para la creación de objetos de la base de datos; pero quien realmente almacena y define los datos, son las tablas.

    _ Formularios

    Un formulario es la interfaz que maneja Access para la interacción con el

    usuario. En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas o de una o más consultas.

    El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacción con el sistema de base de datos. Access no sólo cuenta con elementos gráficos para crear interfaces amigables, sino que incorpora un asistente que genera automáticamente los formularios más habituales.

    Uno de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles. Estos permiten desplegar imágenes, controlar la introducción de la información a través de listas de valores que limitan la entrada de los datos, etc.

    En los formularios también es posible crear o llamar a módulos que permiten hacer uso de funciones más sofisticadas. También se pueden desplegar mensajes de error personalizados, e incluso, hacer llamadas a otros elementos del propio Access, como informes u otros formularios.

    _ Informes

    Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una página impresa. Un informe puede recuperar la información de tablas, consultas o incluso de formularios.

    Los informes de Access manejan la filosofía de “lo que se ve es lo que se imprime”, con lo cual es posible diseñar informes de gran calidad y de forma fácil.

    En un informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones matemáticas con los datos de los campos y registros que contenga el informe. En los informes también se manejan los controles de forma similar a los formularios; con lo cual aumentan su potencialidad.

    _ Macros

    Las marcos son la forma que brinda Access para la automatización de la programación. Con ellas el usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas él mismo. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y los módulos se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.

    _ Módulos

    Access incorpora opciones de programación para crear funciones de mayor complejidad. Estas son los módulos que son rutinas de programación creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una acción específica.

    _ Controles

    Los elementos en un formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo, palabras para un título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro formulario o informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un informe indistintamente.

    4.Un campo LONGTEXT se almacena siempre en el formato de representación Unicode.

    Si se utiliza el nombre del tipo de datos TEXT sin especificar la longitud opcional (TEXT(25), por ejemplo), se crea un campo LONGTEXT. Esto permite escribir instrucciones CREATE TABLE que producirán tipos de datos coherentes con Microsoft SQL Server

    Un campo CHAR se almacena siempre en el formato de representación Unicode, que es el equivalente del tipo de datos NATIONAL CHAR del SQL de ANSI.

    Si se utiliza el nombre del tipo de datos TEXT y se especifica la longitud opcional (TEXT(25), por ejemplo), el tipo de datos del campo es equivalente al tipo de datos CHAR. De ese modo, se mantiene la compatibilidad con versiones anteriores para la mayoría de las aplicaciones de Microsoft Jet, a la vez que se habilita el tipo de datos TEXT (sin especificación de longitud) para la alineación con Microsoft SQL Server.

    Los caracteres de los campos definidos como TEXT (también conocidos como MEMO) o CHAR (también conocidos como TEXT(n) con una longitud específica) se almacenan en el formato de representación Unicode. Los caracteres Unicode requieren siempre dos bytes para el almacenamiento de cada carácter. Para las bases de datos de Microsoft Jet ya existentes que contengan principalmente datos de tipo carácter, esto puede significar que el tamaño del archivo de base de datos sea casi el doble cuando se convierta al formato Microsoft Jet 4.0. Sin embargo, la representación Unicode de muchos juegos de caracteres, antes denominados juegos de caracteres de un solo byte (SBCS), puede comprimirse fácilmente a caracteres de un solo byte. Si define una columna CHAR con el atributo COMPRESSION, los datos se comprimirán automáticamente a medida que se almacenen y se descomprimirán cuando se recuperen de la columna.

    Propiedades de los campos.

    Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro. Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden perder los datos introducidos. A continuación les explicaremos las propiedades de los diferentes tipos de datos.

    Tamaño del campo.

    Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255. Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisión decimal de 28. Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Los campos Autonumérico son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

    Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

    Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
    Tipos de datos en Access.
    A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

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